Aydınlatma Metinleri

İş Ortakları Aydınlatma Metni

6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU AYDINLATMA METNİ

Bu aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun 10. maddesine uygun olarak aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi amacı ile veri sorumlusu olan Subaşı Gümrük Müşavirliği LTD. ŞTİ. tarafından hazırlanmıştır.

Değerli İş Ortaklarımız,

Kişisel Verilerinizi İşleme Amaçlarımız, Hukuksal Sebeplerimiz ve Toplama Yöntemlerimiz:

AMAÇ

VERİ KATEGORİSİ

Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi

Sağlık Bilgileri (Ateş Ölçümü)

Kanunun 5. ve 6. Maddelerinde belirtilen hukuksal sebeplerimiz: “5.2.a Kanunlarda açıkça öngörülmesi. 6.3. Sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından ilgilinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir.” hukuki sebepleri ile

sınırlı olarak işlemekteyiz.

Toplama yöntemimiz: Pandemi önlemleri sebebiyle firmaya girişte temassız ateş ölçümü cihazı ile ateşiniz ölçülmekte, gerekli durumlarda HES kodu sorgulaması yapılmaktadır. Bu veriler kayıt altına

alınmayıp, işlenmemektedir.

 

 

 

Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi

Kimlik Bilgileri

İletişim Bilgileri

İşlem Güvenliği Bilgileri

Fiziksel Mekân Güvenliği Bilgileri

Finans Bilgileri

Görsel ve İşitsel Kayıt Bilgileri

Müşteri İşlem Bilgileri

Risk Yönetimi Bilgileri

Kanunun 5. Maddesinde belirtilen hukuksal sebeplerimiz: “5.2.a Kanunlarda açıkça öngörülmesi.

5.2.c Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması. 5.2.f İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine

zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.” hukuki sebepleri ile sınırlı olarak işlemekteyiz.

Toplama yöntemimiz: Kişisel verilerinizi; veri güvenliği denetiminden geçen şirket çalışanlarımızla gerçekleştirdiğiniz e-posta trafiğiniz ve dijital olarak kayıtların yedeklenmesi işlemleri ile dijital olarak

toplamaktayız.

 

 

Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Kimlik Bilgileri (Size ve şirketimize taşeron olarak gönderdiğiniz çalışanlarınıza ait)

İletişim Bilgileri (Size ve şirketimize taşeron olarak gönderdiğiniz

çalışanlarınıza ait)

Müşteri İşlem Bilgileri (Size ve şirketimize taşeron olarak

gönderdiğiniz çalışanlarınıza ait)

Finans Bilgileri

Kanunun 5. Maddesinde belirtilen hukuksal sebeplerimiz “5.2.a Kanunlarda açıkça öngörülmesi. 5.2.ç Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması. 5.2.f İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri

için veri işlenmesinin zorunlu olması.” hukuki sebebi ile sınırlı olarak işlemekteyiz.

Toplama yöntemimiz: Kişisel verilerinizi; firmamız muhasebe denetimi sırasında, fatura sözleşme ve ödeme işlemleri evrakları ile ISO kalite denetimi işlemleri sırasında doldurulan formlar, ayrıca şirketimize taşeron olarak gönderdiğiniz çalışanlarınızın bulundurmak zorunda olduğumuz

evraklarından basılı ve dijital olarak toplamaktayız.

Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Kimlik Bilgileri

İletişim Bilgileri

Kanunun 5. Maddesinde belirtilen hukuksal sebeplerimiz: “5.2.ç Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.” hukuki sebepleri ile sınırlı olarak

işlemekteyiz.

Toplama yöntemimiz: Kişisel verilerinizi; çalışanlarımıza verdiğiniz eğitimler ve hazırladığınız eğitim

sertifikalarınız ile basılı olarak toplamaktayız.

 

Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi

Kimlik Bilgileri

İletişim Bilgileri

Müşteri İşlem Bilgileri

Finans Bilgileri

Kanunun 5. Maddesinde belirtilen hukuksal sebeplerimiz: “5.2.a Kanunlarda açıkça öngörülmesi.

5.2.c Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması. 5.2.ç Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması. 5.2.f İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması” hukuki sebepleri ile sınırlı olarak işlemekteyiz.

Toplama yöntemimiz: Kişisel verilerinizi; sözleşmeler, faturalar, muhasebe ve finans işlemlerinin

evraklarından basılı ve dijital olarak toplamaktayız.

Fiziksel Mekân Güvenliğinin

Temini

Fiziksel Mekân Güvenliği Bilgileri

Görsel ve İşitsel Kayıt Bilgileri

Kanunun 5. Maddesinde belirtilen hukuksal sebeplerimiz: “5.2.f İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin

zorunlu olması” hukuki sebebi ile sınırlı olarak işlemekteyiz.

Toplama yöntemimiz: İşletme giriş çıkışlarında kamera kayıtları tutulmaktadır. Kişisel verilerinizi; 8 adet güvenlik kamerası vasıtasıyla dijital olarak toplamaktayız. Ayrıntılı kamera aydınlatmamıza

ulaşmak için: Kamera Aydınlatma Metni

 

 

Hukuk İşlerinin Takibi ve Yürütülmesi

Kimlik Bilgileri

İletişim Bilgileri

Müşteri İşlem Bilgileri

Hukuki İşlem Bilgileri (Anlaşmazlık durumunda)

Finans Bilgileri

Ceza Mahkûmiyeti ve Güvenlik Tedbirleri Bilgileri (Anlaşmazlık

durumunda)

Kanunun 5. ve 6. Maddelerinde belirtilen hukuksal sebeplerimiz: “5.2.e Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması. 6.3. Birinci fıkrada sayılan sağlık ve cinsel hayat dışındaki kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hâllerde ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir.”

hukuki sebepleri ile sınırlı olarak işlemekteyiz.

Toplama yöntemimiz: Kişisel verilerinizi; hukuksal anlaşmazlıkların çözümünde, tebligat, dava dosyası

ve delil oluşturabilecek evraklardan basılı ve dijital olarak toplamaktayız.

 

İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Kimlik Bilgileri

İletişim Bilgileri

İşlem Güvenliği Bilgileri

Görsel ve İşitsel Kayıt Bilgileri

Kanunun 5. Maddesinde belirtilen hukuksal sebeplerimiz: “5.2.d İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması. 5.2.f İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması” hukuki sebepleri ile sınırlı

olarak işlemekteyiz.

Toplama yöntemimiz: Kişisel verilerinizi; iş süreçleri içerisinde online iletişim platformları üzerinden,

mobil uygulama ve programlarla bizimle kurduğunuz iletişim sırasında dijital olarak toplamaktayız.

 

 

İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi

/ Denetimi

Kimlik Bilgileri (Size ve şirketimize taşeron olarak gönderdiğiniz

çalışanlarınıza ait)

İletişim Bilgileri

Müşteri İşlem Bilgileri

Finans Bilgileri

Risk Yönetimi Bilgileri

Kanunun 5. Maddesinde belirtilen hukuksal sebeplerimiz: “5.2.f İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin

zorunlu olması.” hukuki sebebi ile sınırlı olarak işlemekteyiz.

Toplama yöntemimiz: Kişisel verilerinizi; gümrük danışmanlığı hizmetinizdeki operasyonel işlemler

sırasında kullanılan evraklardan basılı ve dijital olarak toplamaktayız.

İş Sağlığı / Güvenliği

Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Kimlik Bilgileri

İletişim Bilgileri

Kanunun 5. Maddesinde belirtilen hukuksal sebeplerimiz: “5.2.a Kanunlarda açıkça öngörülmesi.”

Hukuki sebebi ile sınırlı olarak işlemekteyiz.

Toplama yöntemimiz: Kişisel verilerinizi; iş sağlığı ve güvenliği işlemleri sırasında basılı olarak

toplamaktayız.

Lojistik Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Kimlik Bilgileri

İletişim Bilgileri

Kanunun 5. Maddesinde belirtilen hukuksal sebeplerimiz: “5.2.f İlgili kişinin temel hak ve

özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması” hukuki sebebi ile sınırlı olarak işlemekteyiz.

Toplama yöntemimiz: Kişisel verilerinizi; gümrük danışmanlığı hizmetinizdeki lojistik işlemleri sırasında

dijital olarak toplamaktayız.

Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi

Kimlik Bilgileri

İletişim Bilgileri

Müşteri İşlem Bilgileri

Kanunun 5. Maddesinde belirtilen hukuksal sebeplerimiz: “5.2.a Kanunlarda açıkça öngörülmesi.

5.2.c Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması. 5.2.f İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.”

hukuki sebepleri ile sınırlı olarak işlemekteyiz.

Toplama yöntemimiz: Kişisel verilerinizi; mal ve/veya hizmet satın alım işlemlerimizde, sipariş,

sözleşme, fatura evraklarından basılı ve dijital olarak toplamaktayız.

 

Saklama ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Kimlik Bilgileri

İletişim Bilgileri

Müşteri İşlem

Finans Bilgileri

Kanunun 5. Maddesinde belirtilen hukuksal sebeplerimiz: “5.2.ç Veri sorumlusunun hukuki

yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.” hukuki sebebi ile sınırlı olarak işlemekteyiz.

Toplama yöntemimiz: Kişisel verilerinizi; arşivleme faaliyetleri esnasında gümrük danışmanlığı

hizmetinizdeki işlemelere ait evraklarından basılı olarak toplamaktayız.

Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini

Kimlik Bilgileri

İletişim Bilgileri

Müşteri İşlem Bilgileri

Kanunun 5. Maddesinde belirtilen hukuksal sebeplerimiz: “5.2.a Kanunlarda açıkça öngörülmesi. 5.2.f

İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru

menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması” hukuki sebepleri ile sınırlı olarak işlemekteyiz.

Toplama yöntemimiz: Kişisel verilerinizi   kişisel verileri   koruma   kanunu sebebiyle hazırlanan

dokümanlar aracılığıyla basılı ve dijital olarak toplamaktayız.

 

Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi

Kimlik Bilgileri

İletişim Bilgileri

Müşteri İşlem Bilgileri

Fiziksel Mekân Güvenliği Bilgileri

Görsel ve İşitsel Kayıt Bilgileri

Kanunun 5. Maddesinde belirtilen hukuksal sebeplerimiz: “5.2.a Kanunlarda açıkça öngörülmesi.”

hukuki sebebi ile sınırlı olarak işlemekteyiz.

Toplama yöntemimiz: Kişisel verilerinizi; yasal olarak devletin yetkili organlarına gerektiğinde

bildirmekle yükümlü olduğumuz kayıtlarınızdan basılı ve dijital olarak toplamaktayız.

Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Kimlik Bilgileri

İletişim Bilgileri

Müşteri İşlem Bilgileri

Kanunun 5. Maddesinde belirtilen hukuksal sebeplerimiz: “5.2.f İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin

zorunlu olması” hukuki sebebi ile sınırlı olarak işlemekteyiz.

Toplama yöntemimiz: Kişisel verilerinizi; sözleşmeler için fiyata teklifi alma işlemleri sırasında basılı ve

dijital olarak toplamaktayız.

Yukarıda amaç ve hukuki sebepleriyle ayrıntılı olarak verilen kişisel verilerinizi veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerle toplamaktayız.

Kişisel Verilerinizi Kimlerle Ne Amaçla Paylaşıyoruz:
  • Acil durum yönetimi süreçlerinin yürütülmesi için Kamu ve/veya Özel Hastaneler ile,
  • Bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi ve dijital verilerimizin saklanması amacıyla Sparkle Data Center ile,
  • Denetim ve etik faaliyetlerinin yürütülmesi için Anlaşmalı Belgelendirme Firması ile,
  • Finans ve muhasebe işleri, denetim, etik faaliyetlerinin yürütülmesi için Kurumsal SMMM Bağımsız Denetim Ş. ile,
  • Finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi için Anlaşmalı Bankalar, Bulut Tahsilat (Kayaport Teknoloji Hizmetleri Sanayi TİC. Ş.) ve e-fatura işlemleri için İsis Fatura Entegratörü (Sovos Foriba) ile,
  • Hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi için Anlaşmalı Avukat ve/veya Avukatlık Bürosu ile,
  • İletişim, saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi için yurt dışı Microsoft Exchange ve Microsoft Office 365 ile,
  • İletişim faaliyetlerinin yürütülmesi için kardeş şirketlerimiz NMTD Dış Ticaret ve Lojistik Danışmanlık Hizmetleri A.Ş., SGM Lojistik Hizmetleri LTD. ŞTİ., Sezai Kaya Denetim Eğitim ve Dış Ticaret Danışmanlığı LTD. ŞTİ. ve yurt dışı Cisco Webex, Google Meet, Microsoft Teams, Zoom ile,
  • Lojistik ve iş faaliyetlerinin yürütülmesi ve denetimi için kardeş şirketimiz SGM Lojistik Hizmetleri LTD. ŞTİ. ile,
  • İş faaliyetlerinin yürütülmesi, denetimi için Noterler ile,
  • İş sağlığı güvenliği, iş faaliyetlerinin yürütülmesi için Anlaşmalı İSG Firması ile,
  • Lojistik faaliyetlerinin yürütülmesi için kardeş şirketimiz SGM Lojistik Hizmetleri ŞTİ ile,
  • Saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi için Iron Mountain Arşivleme Hizmetleri Ş. ile,
  • Veri sorumlusu operasyonlarının güvenliğinin temini KVKK Danışman Şirketi ile,
  • Yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi ve yasal olarak zorunlu olmamız sebebiyle Kamu Kurum ve Kuruluşları, Sektör Birlikleri (İTO, İhracatçı Birlikleri, TOBB), Adli Merciler, Kolluk Kuvvetleri, İlgili Bakanlıklar ve GİB ile paylaşmaktayız.

Veri sahibi olarak 6698 nolu Kişisel Verileri Koruma Kanununun 11. maddesinde belirtilmiş haklara sahipsiniz. Kanunun 11. maddesini okumak için lütfen linke tıklayınız.

Haklarınızı kullanmak ve talepleriniz için aşağıdaki Talep ve Başvuru başlığı altında belirtilmiş olan iletişim kanallarını kullanabilirsiniz.

Talep ve Başvurularınız için:

Başvuru Formu sayfasında yer alan formu doldurarak, subasi@hs01.kep.tr veya subasi@subasi.net e-posta adreslerinden birine e-posta göndererek, (+90) 212 245 50 40 telefonu arayarak Meclis-i Mebussan Cad. Atlantik Han No: 59 Kat 1-3-4-6 34427 Fındıklı- Beyoğlu/İstanbul adresine posta ile dilekçe göndererek veya elden teslim ederek iletebilirsiniz.

Talebiniz bize ulaştıktan sonra en geç 30 gün içerisinde sizlere burada belirtilen kanallardan geri dönüş yapılarak bilgilendirme yapılacaktır. Bu işlemler için bir ücret ödemeniz gerekmemektedir. Aşağıdaki durumlarda ücret talep etme hakkımız saklıdır.

  1. Dilekçenize vereceğimiz cevabın yazılı olmasını talep ederseniz on sayfaya kadar ücret ödemeniz gerekmemektedir. 10 sayfanın üzerindeki her sayfa için 1 Türk Lirası işlem ücreti alınabilir.
  2. Başvuruya cevabın CD, DVD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde veri sorumlusu tarafından talep edilebilecek ücret kayıt ortamının maliyetini geçemez.
  3. Uluslararası Kargo ise teslimat istemeniz durumunda kargo masrafını karşılamanız
Değişiklik ve Güncellemeler:

Yasal mevzuat ve/veya Subaşı Gümrük Müşavirliği LTD. ŞTİ.’ nin Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikasında bir değişiklik olursa bu Aydınlatma Metninde gerekli değişiklikler yapılacaktır.

Yürürlüğe Girdiği Tarih:

30.06.2021